Consejos útiles

Cómo celebrar una junta general de propietarios

Por ocupación, tuve que tratar con docenas de compañías diferentes. Y la mayoría de ellos están unidos por un problema de gestión: la incapacidad de conducir reuniones de personal de manera efectiva. La importancia de las manifestaciones en una empresa moderna es difícil de sobreestimar. Si un empleado ordinario generalmente participa solo en una reunión semanal, que toma un máximo del 3-5% de su tiempo de trabajo, entonces el trabajo de un gerente superior consiste en un cincuenta por ciento de reuniones totales. Por lo tanto, la calidad de estos eventos no es una pregunta inactiva. ¿Qué se debe hacer para que las reuniones sean lo más efectivas posible? Ofrezco 12 pasos de práctica comprobada:

  1. Organice reuniones en su organización. Determine qué reuniones se celebrarán regularmente y prepárese para cada una de sus propias reglas. En el reglamento, describa la frecuencia (día de la semana, hora) y el lugar, el rango de problemas a resolver, la lista de participantes en la reunión, el proceso de preparación y el formato del documento final. Coordinar las regulaciones con los líderes. Familiarizar a los participantes con las regulaciones relevantes. Minimice el número de reuniones repentinas. Las reuniones de emergencia frecuentes interfieren seriamente con el trabajo actual, crean nerviosismo y difuminan la importancia de los eventos comunes.
  2. Desarrolle un formulario de informe mediante el cual los participantes se prepararán e informarán. Haga todo lo posible para que el informe impreso pueda caber en una hoja A4. No es necesario incluir todos los datos disponibles en el informe. Se breve. Designe solo tipos de datos realmente útiles.
  3. La reunión debe tener un propósito. Y es mejor que este objetivo sea una decisión. La comunicación simple es más fácil e inteligente que el correo electrónico.
  4. Prepare a los participantes para la reunión. No debe invitar a gerentes que no tienen la información necesaria para tomar una decisión. Envíe los materiales necesarios a los participantes de la reunión con una evaluación de la situación, hallazgos preliminares y soluciones propuestas por adelantado. Luego, en una reunión general, irá mucho más rápido para tomar decisiones (que es el objetivo de cualquier reunión de alta calidad).
  5. Siempre que el propósito de la reunión sea desarrollar decisiones (y esto debería ser así en el 95% de los casos), no invite a más de 10 participantes (máximo 15). El hecho es que cualquier grupo puede tomar decisiones efectivas solo si los miembros de este grupo están involucrados en el proceso y sienten cierta participación. Si un participante en la reunión no ve la oportunidad de influir en la toma de decisiones, participar en discusiones, expresar su posición, entonces se comportará indiferentemente, con toda su apariencia, rompiendo el tono constructivo de la reunión general. Por lo tanto, el deseo de los gerentes de invitar a la mayor cantidad de personas posible a una reunión en lugar de beneficio será perjudicial. La tarea es tomar una decisión correcta y rápidamente, y luego derribarla (posiblemente con una reunión separada de gerentes y gerentes en el nivel menos 1). Invite solo a quienes puedan influir en la mejora de la calidad de las decisiones.
  6. La reunión debe ser dirigida por un moderador. Pueden ser un líder o un facilitador experimentado. La tarea principal del moderador es monitorear el cumplimiento de las regulaciones, la calidad de la discusión y el cumplimiento de la constructividad del diálogo. Si la reunión tiene el carácter de una sesión de lluvia de ideas, es mejor que el moderador no sea el jefe, ya que en su presencia la gente tendrá miedo de mostrarse.
  7. Reduzca la duración de la reunión tanto como sea posible. El cumplimiento de la normativa (¡moderador!) Lo ayudará en este asunto. Estoy a favor de mantener la reunión semanal a la 1 en punto. Al mismo tiempo, en todas partes observo cómo, en lugar de 1 hora, ¡se dedican 3-4 o más horas a la semana! ¡Una pérdida de tiempo injustificada para los empleados más valiosos! La reunión debe comenzar y finalizar a tiempo.
  8. Compartir responsabilidad Es imposible para el líder (líder) hacer un discurso introductorio, hablar sobre los resultados del trabajo, aprobar decisiones y gestionar la discusión. ¿Cuál es el punto en otras personas en la reunión? Asigne un moderador responsable que esté familiarizado con los participantes de la reunión y que conozca bien el negocio de la empresa. Este puede ser el jefe del departamento de recursos humanos (es mejor evitar a los moderadores de marketing o ventas). Deje que el líder haga un discurso de presentación, describa las regulaciones, los temas principales de esta reunión y brinde a los participantes la oportunidad de turnarse para hablar sobre la reunión. No es aconsejable que el líder exprese su opinión primero. Esto desmotiva a los otros participantes. Pero al mismo tiempo, debe indicar necesariamente su posición sobre el tema en discusión.
  9. Evite la condena pública o el castigo de los empleados en las reuniones generales. Dé tiempo a estas tareas para una reunión personal.
  10. Arreglar el acuerdo principal. Comience la próxima reunión para verificar que se cumplan los arreglos de la reunión anterior. Y solo después de eso proceda al trabajo actual en el formato.
  11. Asigne al moderador para que prepare un informe sobre la reunión y envíelo a todos los participantes a la mañana siguiente (como la última fecha límite).
  12. ¡Sé persistente! Configurar cualquier proceso lleva tiempo. Por experiencia, puedo decir que el desarrollo e implementación de un sistema de procesos grupales efectivos es muy difícil. Puede llevarle seis meses o incluso un año. Los gerentes sabotearán el proceso. Muchas veces habrá un deseo de rendirse, ¡pero no te rindas! ¡El camino hacia un resultado excelente pasa solo a través de un proceso efectivo!

1. ¿Quién y cuándo puede convocar una reunión general de propietarios?

La reunión general anual de propietarios de locales en un edificio de apartamentos se lleva a cabo en el segundo trimestre, a menos que la reunión de propietarios haya establecido previamente un procedimiento diferente. Se puede celebrar una reunión general extraordinaria de propietarios en cualquier momento. El iniciador puede ser:

  • cualquier propietario del local en la casa,
  • GKU "Servicios de ingeniería de distritos" (si hay propiedad urbana en la casa),
  • organismo del gobierno local
  • organización de gestión (o HOA, LCD, ZhSK).

2. ¿Qué preguntas se pueden someter a votación de los propietarios de un edificio de apartamentos?

La junta general de propietarios puede decidir sobre:

  • reconstrucción de la casa, revisión de la propiedad común en un edificio de apartamentos, sobre el uso de fondos del fondo de revisión, la reconstrucción y (o) reurbanización de los locales que conforman la propiedad común en el edificio de apartamentos,
  • elegir un método para formar un fondo de reparación de capital, aumentar el tamaño de las contribuciones para reparaciones importantes, elegir una persona autorizada para abrir una cuenta especial en el hogar y realizar operaciones con fondos en la cuenta especial,
  • obtener por una sociedad de propietarios (cooperativa de vivienda, complejo residencial, organización administradora) un préstamo o préstamo para revisión,
  • los límites de uso del terreno en el que se encuentra el edificio de apartamentos, la mejora de este terreno, la instalación de una barrera en el patio,
  • conclusión de contratos para la instalación y operación de estructuras publicitarias, si se pretende utilizar la propiedad común de los propietarios en un edificio de apartamentos,
  • elegir una forma de administrar su hogar,
  • salir del programa de renovación,
  • reparación continua de bienes comunes en un edificio de apartamentos,
  • conclusión por parte de los propietarios que actúan en su nombre de acuerdos con organizaciones proveedoras de recursos y un operador regional para el tratamiento de residuos sólidos municipales,
  • consentir la transferencia de locales residenciales a no residenciales,
  • Otros asuntos.

3. ¿De qué formas se puede celebrar una reunión?

La junta general de propietarios se puede celebrar:

Dependiendo de la forma de la reunión, el contenido del aviso de la reunión que se enviará a los propietarios y el procedimiento de votación variarán.

En la votación cara a cara, los propietarios están personalmente presentes en la reunión. Cuando se realiza en ausencia, los propietarios tienen el derecho tanto de asistir a la reunión en persona como de votar, habiendo leído la agenda de la reunión en ausencia. En la votación en ausencia, los propietarios transmiten sus decisiones a la dirección indicada en el aviso de la reunión.

Se lleva a cabo una reunión en ausencia si la reunión en persona no tenía quórum.

4. ¿Qué documentos deben prepararse antes de la junta general de propietarios?

En preparación para la reunión general de propietarios, debe:

  1. Definir la agenda de la junta general.
  2. Redacta un mensaje para notificar a los propietarios.
  3. Prepare un registro de propietarios de locales en un edificio de apartamentos, así como formularios de formularios y materiales de información (un formulario de mensaje sobre la reunión, un formulario de decisión para el propietario del local, un formulario de protocolo, etc.).
  4. Determine cómo notificará a los propietarios de la reunión.

5. ¿Cómo notificar a los propietarios de la reunión?

Si antes en la reunión general, los propietarios ya han determinado que los anuncios de nuevas reuniones se pueden colocar en el hueco de la escalera, puede hacerlo. Pero si no se tomó esa decisión, las notificaciones deberán enviarse por correo certificado o entregarse personalmente para su firma.

Los propietarios deben ser notificados a más tardar 10 días antes de la fecha de la reunión. Tenga en cuenta: será necesario notificar a los propietarios de la reunión tanto a la organización administradora (HOA, LCD, cooperativa de vivienda) como a su comité de registro civil si hay propiedades estatales en la casa.

También será necesario mantener un registro de notificaciones, indicando en él los datos de los propietarios y las fechas de sus notificaciones. Si envía una notificación por correo certificado, la fecha de notificación es la fecha en que se envió la carta. En el futuro, los recibos postales deberán adjuntarse al acta de la reunión de propietarios.

Si está celebrando una reunión en ausencia o en ausencia, deberá adjuntar a la notificación los formularios de votación para cada uno de los temas e indicar la fecha de finalización de la adopción de decisiones, así como el lugar o la dirección donde debe transferirlos.

6. ¿Cómo votar?

En reunión a tiempo completo los propietarios se familiarizan con los materiales sobre los temas presentados a la agenda, discuten estos temas y votan sobre cada uno de ellos. La votación sobre temas no incluidos previamente en la agenda no será efectiva.

Para participar en la discusión en persona y votar, los propietarios de los locales deben tener un pasaporte y una copia de un documento que confirme la propiedad de los locales, y los representantes de los propietarios de los locales también deben tener documentos que confirmen la autoridad para representar los intereses del propietario en la reunión general. Si el representante del propietario vota, un poder notarial se adjunta posteriormente al acta de la reunión.

La votación puede llevarse a cabo tanto por escrito como completando los formularios y, por ejemplo, levantando la mano con evidencia documental de las decisiones de los propietarios. La junta general puede aprobar las reglas y métodos por los cuales se lleva a cabo la votación.

Votando en formulario de correspondencia retenido en el momento que establezca solo con la ayuda de formularios enviados a los propietarios junto con mensajes sobre la reunión.

A tiempo parcial El formulario implica la oportunidad de votar tanto en ausencia como personalmente asistiendo a la reunión.

En los formularios de votación opuestos a cada tema, cuya decisión se requiere de los propietarios, debe haber columnas "a favor", "en contra" y "abstenidas". El propietario debe poner una marca delante de una de las opciones de respuesta. El formulario y, en consecuencia, el voto del propietario se considerarán inválidos si se anotan varias respuestas a la misma pregunta a la vez, si no se envían las respuestas a las preguntas, si no se indica información sobre el propietario (representante del propietario), si el formulario no contiene la firma del propietario (representante) .

7. ¿Cómo contar los votos de los propietarios?

Las decisiones sobre los asuntos sometidos a votación se toman por mayoría del total de votos de los propietarios que participan en la reunión. La excepción son los casos en que, por ejemplo, la reunión decide la elección del método para formar un fondo de reparación de capital, creando un HOA y aprobando su acta constitutiva (más del 50% del número total de votos de los propietarios de locales en un edificio de apartamentos toma una decisión). En varios otros casos, una decisión requerirá al menos dos tercios del total de votos de los propietarios de locales en un edificio de apartamentos.

El conteo de votos lo lleva a cabo la comisión de conteo, el protocolo es redactado por el secretario de la junta general de propietarios. Las actas deben redactarse a más tardar 10 días después de la reunión general. El acta de la reunión debe contener:

  • fecha y número de registro del protocolo,
  • fecha, lugar y forma de la junta general,
  • información sobre los iniciadores de la reunión,
  • temas en la agenda de la reunión,
  • información sobre personas invitadas y participantes en la reunión,
  • lugar (dirección) de almacenamiento de las actas de las reuniones generales y decisiones de los propietarios de locales en un edificio de apartamentos sobre cuestiones sometidas a votación,
  • anexos al acta de la junta general.

Se pueden encontrar más detalles sobre los requisitos para elaborar el acta de la reunión general de propietarios en el orden del Ministerio de Construcción de Rusia.

8. ¿Qué hacer después de la reunión?

A más tardar 10 días después de la reunión general de propietarios, los originales de las decisiones y las actas de la reunión general de propietarios deben presentarse a la organización administradora, la junta de la asociación de propietarios, cooperativas de vivienda o vivienda, otra cooperativa especializada de consumidores, que luego envía estos documentos a la Inspección de Vivienda de Moscú. Además, dentro de los 10 días deben ubicarse para familiarizar a los propietarios en una sala accesible para todos los propietarios y determinada por la junta general. Los documentos originales se guardan en la dirección que también define la junta general de propietarios.

La decisión de la junta general de propietarios es obligatoria para todos los propietarios de locales en la casa, independientemente de si participaron en la reunión o no.

Si no está de acuerdo con la decisión tomada por la junta general de propietarios en violación del procedimiento establecido por el Código de Vivienda de la Federación de Rusia (si no participó en dicha reunión o votó en contra de esta decisión), y si esta decisión viola sus derechos e intereses legítimos, Puedes apelarlo.

Se puede presentar una apelación ante el tribunal dentro de los seis meses a partir del día en que se enteró o debería haber tenido conocimiento de la decisión. El tribunal, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, tiene derecho a confirmar la decisión apelada si su voto no puede afectar los resultados de la votación, las violaciones cometidas no son significativas y la decisión no conllevó ninguna pérdida.

También puede ponerse en contacto con la Inspección Estatal de Vivienda de Moscú, que a su vez tiene derecho a presentar una solicitud ante el tribunal con una declaración que declare inválida la decisión adoptada por la junta general de propietarios.